11 savjeta za efikasno upravljanje sa više objekata [Vodič]

Upravljanje sa više nekretnina može biti kao žongliranje sa previše loptica odjednom, ima puno toga da se izbalansira! 

Između održavanja, brojnih rezervacija i zakonske usklađenosti, ima mnogo toga na šta treba obratiti pažnju. 

Ali uz dobar plan, možete sve održati u skladnom funkcionisanju i vaše goste zadovoljnim.

Evo 11 saveta koji će vam pomoći da efikasno upravljate sa više nekretnina. 

Krenimo!

Koja su 3 najveća izazova u upravljanju sa više nekretnina?

Budući da upravljanje sa više nekretnina nije lak zadatak, neminovno ćete naići na određene probleme i izazove usput.

• Upravljanje vremenom Sa više gostiju i nekretnina, održavanje organizovanosti može biti teško jer morate žonglirati raznim rasporedima, zadacima i rokovima. 

Bez efikasnog sistema, možete se naći u situaciji da teško određujete prioritete i obavljate sve na vreme.

• Komunikacija – Jasna i pravovremena komunikacija postaje sve teža sa više gostiju i nekretnina zbog same količine interakcija. 

Ako ovo dobro ne kontrolišete, rizikujete da propustite važne poruke, odugovlačite sa odgovorima i stvarate nesporazume.

• Skaliranje vašeg poslovanja – Proširenje vašeg portfolija donosi sopstvene izazove, poput povećanog administrativnog opterećenja i potrebe za dodatnim resursima. 

Upravljanje sa više nekretnina bez efikasnih procesa može dovesti do dezorganizacije i potencijalnog pada kvaliteta usluge.

Zato će vam naš prvi savet pokazati jednostavniji i bezbrižniji pristup upravljanju nekretninama.

11 saveta za efikasno upravljanje sa više nekretnina

1. Odaberite sistem za upravljanje nekretninama (PMS)

Ne samo da PMS sistemu vodi evidenciju o svim informacijama vezanim za nekretnine na jednom mestu, već vam i pomaže da automatizuju rutinske zadatke poput

• Naplata kirije, 
• Računovodstvo, i 
• Održavanje svih nekretnina kojima upravljate.

PMS sistemi su odlična ušteda vremena jer smanjuju vaše radno opterećenje zahvaljujući svojim funkcijama i mogućnostima automatizacije.

? Savjet:

OTA SYNC, nagli online PMS, pojednostavljuje i automatizuje upravljanje svim vrstama i veličinama nekretnina.

Zbog toga nudi rješenja koja uključuju:

• Alate za izvještavanje, 
• Naplata i fakturisanje, 
• Upravljanje domaćinstvom, 
• Alate za obradu plaćanja, itd.

Štaviše, njegov kontrolni panel za više objekata omogućava vam da upravljate sa više nekretnina putem centralizovanog kontrolnog panela u jedinstvenom prikazu.

Dakle, bilo da vodite hotele, apartmane, vile, iznajmljivanja itd., kontrolni panel prikazuje sve vaše nekretnine i dodatne informacije, kao što su:

✨ Sve dolaske, odlaske i produžene boravke, 

✨ Status rezervacije,

✨ Tipove soba,

✨ Kanale rezervacije,

✨ Prihod za željeni period, i

✨ Zemlju iz koje dolaze vaši gosti.

2. Dokumentujte sve

Trebalo bi da vodite detaljnu evidenciju ugovora, inspekcija, polisa osiguranja i istorije održavanja za svaku nekretninu.

Ova dokumentacija će vam dobro doći tokom poreske sezone ili ako dođe do spora.

Na primjer, ako gost ospori usluge ili radove na održavanju izvedene u njegovoj jedinici, jasna dokumentacija može pomoći da se situacija brzo riješi. 

Zato čuvajte svu dokumentaciju na jednom mjestu, poput digitalnog foldera na računaru ili sistema u oblaku, kako biste sve lako pronašli kada vam zatreba.

3. Postavite svoje objekte na listu

Da biste privukli nove goste, važno je da svoj objekat prikažete na relevantnim kanalima. Zavisno od ciljne grupe kojoj se obraćate, možete promovisati svoje objekte na više različitih načina:

✨ Online oglašavanje – popularan način promocije objekata zbog šireg dosega. 

Među najpopularnijim sajtovima su Airbnb-a, Booking.com, Vrbo, Expedia i slično.

✨ Profesionalne fotografije – Pobrinite se da imate kvalitetne fotografije koje ističu najbolje karakteristike objekta i privlače više potencijalnih gostiju.

✨ Virtuelne ture – Odličan način da potencijalnim gostima pružite detaljan i vjeran prikaz objekta. 

Njima možete prikazati baš sve, čak i sitne detalje poput ormara i niša. 

✨ Štampani oglasi – Provjerite lokalne novine i bilborde, a posebno razgovarajte sa lokalnim agentima za nekretnine kako biste proširili doseg do ciljne publike.

✨ Preporuke od usta do usta – Ponudite bonuse za preporuke sadašnjim i bivšim gostima kada dovedu nove.

✨ Društvene mreže – Ojačajte svoje online prisustvo kako biste besplatno promovisali objekte i širili kampanju, ili iskoristite plaćeno oglašavanje sa ciljanim reklamama.

? Savjet:

OTA SYNC Channel Manager pomaže vam da upravljate i ažurirate dostupnost soba, cijene i rezervacije u realnom vremenu, kako biste ostali usklađeni na svim kanalima prodaje, uključujući i vaš vlastiti sajt.

Na ovaj način možete efikasno kontrolisati raspodjelu soba i izbjeći dupliranje rezervacija ili nedovoljnu prodaju. 

Uz automatizovana ažuriranja, menadžer kanala:

• Smanjuje rizik od ljudske greške, 
• Obezbjeđuje da se izmjene odmah prikažu na svim povezanim kanalima i
• Povećava vidljivost vaših objekata.

Sa centralizovane kontrolne table, možete jednostavno povezati vodeće OTA platforme i VRBO i podesiti proviziju i boju kalendara.

4. Automatizujte proces rezervacije

Ključno je da na svom sajtu imate sistem za onlajn rezervacije kako biste ubrzali proces rezervisanja. 

Sistem za rezervacije može automatizovati proces rezervacije i omogućiti gostima da provjere dostupnost soba, pogledaju cijene i završe sigurnu rezervaciju u realnom vremenu, bez vaše pomoći.

Na taj način eliminiše se potreba za ručnim procesom rezervisanja, smanjuju se greške i pojednostavljuje se proces rezervacije i za vas i za vaše goste.

Osim toga, personalizovan sistem za rezervacije povećava prepoznatljivost brenda i podstiče direktne rezervacije.

Na kraju, obavezno izaberite sistem za rezervacije koji je jednostavan za korišćenje i koji sebez problema integriše sa vašim PMS-om.

? Savjet: 

OTA SYNC upravljanje s više objekata sistem za rezervacije vam omogućava da izgradite i sačuvate svoj jedinstveni brend uz prilagođene filtere, sadržaj, mape, promocije i liste ponuda.

Na taj način, svi vaši objekti će biti automatski prepoznatljivi na svim reklamnim kanalima.

5. Postavite dinamičko formiranje cijena

Fleksibilan sistem formiranja cijena je još jedna ključna stvar koju treba uzeti u obzir, jer vam omogućava da prilagodite cijene na osnovu potražnje na tržištu i drugih relevantnih faktora.

To je još važnije ako upravljate s više objekata, jer možete prilagoditi cijene svakog pojedinačnog objekta umjesto da postavite istu cijenu za sve njih.

Na primjer, dinamičko formiranje cijena bi vam omogućilo da povećate cijenu ako je određeni objekat veoma tražen i ima manje dostupnih jedinica.

S druge strane, ako objekat ima mnogo dostupnih jedinica i nije u velikoj potražnji, možete sniziti cijenu kako biste privukli više gostiju i popunili objekat.

? Savjet:

Uz dinamičko formiranje cijena OTA platformi, možete maksimizujete prihod prilagođavanjem cijena na osnovu: 

• tržišne potražnje, 
• dostupnosti smještaja,
• dodatnih usluga,
• promo kodova, 
• sezonalnosti i 
• drugih relevantnih faktora, umjesto pristupa koji svima odgovara podjednako.

Tako lako možete kreirati planove cijena i ograničenja birajući vrstu usluge boravka, zaključavanje cijene, minimalan broj noćenja i mnoge druge opcije, te mijenjati detalje u hodu.

6. Pratite svoje finansije

Kada upravljate sa više objekata, upravljanje finansijama je ključno za održavanje profitabilnosti i zdravog novčanog toka.

Prije svega, vodite odvojenu finansijsku evidenciju za svaki objekat i unosite sve transakcije, poput prihoda od iznajmljivanja, troškova, popravki, održavanja i slično, u odgovarajuće knjige.

• Koristite računovodstveni softver za kategorizaciju transakcija, izradu faktura, praćenje uplata i generisanje finansijskih izvještaja.
• Pratite troškove i uvjerite se da su u okviru vašeg budžeta.
• Pratite novčani tok kako biste uporedili prihod od iznajmljivanja sa troškovima i trendovima profita. Ovo će vam pomoći da vidite koliko novca ulazi od vaših objekata, a koliko izlazi iz poslovanja.

? Savjet:

Upravljanje sa više objekata može biti komplikovano zbog različitih finansijskih potreba i vremenskih okvira za svaki od njih. Kako lako pratiti sve to?

OTA SYNC prati sve vaše finansijske dokumente i pruža ažurnu i tačnu evidenciju.

Osim toga, nudi napredne izvještaje i analitiku do upravljajte prihodima, finansijama i izvještajima o objektu.

Tako možete dobiti detaljnu analitiku o:

• Stopi popunjenosti
• Dužini boravka
• Broju rezervacija
• Dolascima po kanalima i zemljama, 
• Pace izvještajima, itd.

Zapravo, možete dobijate sveobuhvatne izvještaje na svoj email u željenoj učestalosti, bez ručnog podešavanja parametara! 

Na taj način ostajete u toku sa finansijskim stanjem vašeg objekta bez ikakvog dodatnog napora.

7. Automatizujte plaćanja

Dovoljno je stresno upravljati plaćanjima za 1 objekat, a kamoli za veći portfolio. Zato zašto ne biste automatizovali taj proces?

U zavisnosti od softvera koji odaberete, možete iskoristiti funkcije kao što su periodično naplaćivanje, automatsko generisanje faktura i praćenje plaćanja. 

Osim toga, možete primati plaćanja od gostiju putem različitih kanala, uključujući online, u objektu ili preko mobilnog telefona. 

Većina PMS rješenja nudi funkcije za obradu plaćanja. Ipak, obratite pažnju na to kako rukuju osjetljivim podacima i na sigurnosne protokole koje koriste.

? Savjet:

OTA Payments jeste potpuno integrisan platni gateway usklađen sa PCI DSS standardom koji omogućava brojne integracije sa platnim sistemima, poput Stripe, PayPal, Flutterwave, Wombi i drugih.

Osim toga, omogućava razne opcije plaćanja, uključujući bankovne i virtuelne kreditne kartice, digitalne novčanike i slično.

Štaviše, OTA SYNC podržava slanje novca na vaš lokalni bankovni račun u odgovarajućoj valuti kako biste izbjegli troškove konverzije valuta. 

Ova opcija za više valuta izuzetno je korisna ako se vaši objekti nalaze u različitim zemljama. 

8. Budite u toku sa porezima

Ako upravljate više objekata u različitim gradovima, regijama ili čak zemljama, neophodno je da se detaljno informišete o lokalnim poreskim propisima.

Razmislite o saradnji sa računovođom ili poreskim stručnjakom kako biste izbjegli greške i spriječili kasnije pravne ili finansijske komplikacije.

Osim toga, vodite detaljnu evidenciju za sve objekte u poreske svrhe. 

Ova evidencija obuhvata izvještaje o prihodima i rashodima, detalje o unapređenju objekta, datume transakcija, informacije o zakupcima i slično.

Kao rezultat toga, ne samo da ćete pojednostavite pripremu poreza, već i iskoristite prednosti odbitaka za popravke, troškove održavanja i amortizaciju.

? Savjet:

Poreski zakoni se često mijenjaju, pa je od suštinske važnosti pratiti najnovije vijesti, propise i izmjene, te po potrebi ažurirati svoju evidenciju ili dokumentaciju.

OTA SYNC posluje u 150 zemalja i omogućava vam da postavite različite poreske stope i podešavanja u zavisnosti od tržišta ili regiona u kojem poslujete.

To će vas zaštititi od kazni ili kršenja poreskih zakona i propisa.

9. Upravljajte komunikacijom sa gostima

Zadovoljan gost je onaj koji se vraća, ali i preporučuje vas novim gostima.

Jedan od ključnih faktora za zadovoljstvo gostiju jeste upravljanje njihovim upitima, potencijalnim problemima i slično, brzo i bez odlaganja.

Na primjer, možete kreirati prilagodljive šablone za česta pitanja ili situacije gostiju, kao što su uputstva za prijavu, najčešća pitanja ili poruke potvrde.

Osim toga, možete koristiti chatbotove da biste rješavali komunikacije sa gostima automatski. Chatbotovi mogu odgovoriti na najčešća pitanja, pružiti važne informacije, pa čak i obraditi rezervacije.

? Savjet:

OTA SYNC Pitajte concierge funkcija unutar Guest App aplikacije rješava zahtjeve u realnom vremenu i omogućava gostima da pristupe ključnim informacijama o svom smještaju, upoznaju se sa kućnim redom i slično.

10. Održavajte i pregledajte svoje objekte

Trebalo bi da provjerite stanje svojih objekata radi vaše sigurnosti i sigurnosti vaših gostiju.

Važno je uočiti sve potrebe za održavanjem i provjeriti da li se gosti pridržavaju uslova i kućnog reda vašeg objekta. 

Takođe, budite spremni da rješavate hitne situacije poput problema sa stanarima, hitnih situacija na objektu i drugih neočekivanih dogadjaja.

Zato se pobrinite da imate plan za vanredne situacije kako biste se nosili sa ovakvim situacijama.

Kada je riječ o gostima, proaktivan pristup rješavanju problema mnogo govori i pomaže u izgradnji lojalnosti i pozitivnog odnosa.

? Savjet:

OTA SYNC Modul za domaćinstvo ima centralizovanu kontrolnu tablu za efikasnu dodjelu zadataka, ažuriranja statusa objekta u realnom vremenu i još mnogo toga.

Sadrži automatizovane rasporede čišćenja, upozorenja za održavanje i slično, a omogućava vam i praćenje važnih faktora kao što su tip objekta, broj gostiju, status objekta itd.

11. Obezbijedite osiguranje

Osiguranje štiti vaš objekat i imovinu od prirodnih nepogoda, požara, krađe i drugih šteta. 

Na taj način štitite svoja ulaganja od značajnih gubitaka u neočekivanim okolnostima.

Takodje možete razmotriti i osiguranje od odgovornosti, koje vas može zaštiti u slučaju da se gost povrijedi na vašem objektu. 

Na primjer, osiguranje može pokriti njihove medicinske troškove, naknadu za invaliditet i druge primjenjive iznose.

Upravljajte svojim objektima uz OTA SYNC

Bilo da upravljate stambenim nekretninama ili kućama za odmor, pravi izbor PMS-a vam omogućava da automatizujete sve procese i ponavljajuće zadatke.

OTA SYNC, sveobuhvatan PMS sistem, pruža vam moćne alate i rješenja za:

? Definisanje različitih nivoa pristupa koje mogu imati gosti, vlasnici objekata i vlasnici booking platformi.

? Postavite dinamičko formiranje cijena u zavisnosti od potražnje, sezonalnosti drugih faktora.

? Dobijte direktne rezervacije putem Booking Engine-a koji možete implementirati na svoj sajt.

? Kreirajte neograničen broj faktura gdje se svi podaci automatski povlače, pa je dovoljno samo da odaberete status i dodate dodatne usluge.

? Upravljanje svih objekata iz centralizovanog čvorišta i imajte jasan pregled popunjenosti, plaćanja i ostalog u našem kalendaru sa mogućnošću prevlačenja i bojama koje označavaju status.

? Primajte ažuriranja i obavještenja u realnom vremenu u pokretu, zahvaljujući našoj mobilna aplikacija, dostupnoj za iOS i Android.

A ovo je samo mali dio onoga što OTA SYNC može da ponudi.

Zanima vas da saznate više?

Započnite besplatni 14-dnevni probni period sa pristupom svim funkcijama i učinite upravljanje sa više objekata ne samo lakim, već i isplativim.

Nastavite da učite:

10 najboljih aplikacija za goste za vaš hotel

5 najboljih rješenja za upravljanje kanalima za iznajmljivanje smještaja za odmor 

8 savjeta za pokretanje posla upravljanja iznajmljivanjem smještaja za odmor