Kako vam softver za upravljanje hotelom može pomoći da unaprijedite poslovanje

Uobičajena zabluda je da, ako vodite mali hotel, sve možete sami i da vam nije potrebno mnogo tehnologije za vođenje biznisa.

Istina je potpuno drugačija, mali hoteli suočavaju se sa istim izazovima kao i veći hoteli, samo u manjem obimu.

Takođe morate upravljati rezervacijama i obezbijediti efikasno svakodnevno poslovanje, uz brigu o potrebama i zadovoljstvu gostiju, zar ne?

Ključ uspješnog unapređenja ovih procesa leži u korišćenju moćnih alata, poput softveru za upravljanje hotelom.

Niste sigurni da li bi vam to koristilo? Nastavite čitati da saznate više o ovom pouzdanom softveru za upravljanje malim hotelima.

Krenimo!

Šta je softver za upravljanje hotelom (HMS)?

Jednostavno rečeno, softver za upravljanje hotelom pomaže vam da unaprijedite svakodnevno poslovanje.  

Objedinjuje različite hotelske odjele i usluge na jednom mjestu, djelujući kao centralno čvorište za sve hotelske aktivnosti.

Softver za upravljanje hotelom obuhvata sve hotelske operacije, kako u prijemnom odjeljenju tako i u pozadinskim procesima, kao što su:

• Upravljanje rezervacijama, 
• Dodjela soba, 
• Upravljanje domaćinstvom, 
• Integracija sa kasama (POS), 
• Naplata i fakturisanje, 
• Upravljanje gostima, i
• Izvještavanje i analitika.

Zahvaljujući svojim moćnim funkcijama, automatizacija hotelskih operacija dovodi do bržeg i preciznijeg obavljanja zadataka. 

8 glavnih vrsta softvera za upravljanje hotelom

Softver za upravljanje hotelom obuhvata više rješenja za nesmetano funkcionisanje vašeg hotela. Svako rješenje pokriva različite aspekte hotelskog poslovanja:

✨ Sistem za upravljanje objektom (PMS)—Predstavlja srž hotelskog poslovanja, upravljajući zadacima kao što su rezervacije, prijave, odjave, dodjela soba, naplata i slično.

✨ Sistem za rezervacije—Omogućava gostima da rezervišu sobe direktno preko sajta vašeg hotela, čime se eliminiše potreba za platformama trećih strana za rezervacije.

✨ Channel Manager—S druge strane, Channel Manager vam pomaže da upravljate dostupnošću i cijenama na različitim OTA platformama i sistemima za rezervacije, kako biste maksimalno proširili doseg.

✨ Upravljanje odnosima sa klijentima (CRM)—Pomaže vam da pratite preferencije gostiju, upravljate programima lojalnosti i personalizujete komunikaciju sa gostima.

✨ Softver za upravljanje prihodima—Pomaže vam da optimizujete strategije cijena na osnovu potražnje, popunjenosti i cijena konkurencije, kako biste maksimizovali prihod.

✨ Sistem naplate (POS)—Obrađuje transakcije na različitim mjestima u hotelu, kao što su restorani, barovi, suvenirnice i slično.

✨ Softver za upravljanje domaćinstvom Pojednostavljuje rad službe domaćinstva dodjeljivanjem zadataka osoblju, praćenjem statusa čistoće soba i osiguravanjem pravovremene pripreme soba.

✨ Upravljanje kapacitetima—Pomaže u efikasnom upravljanju i praćenju hotelske imovine, zaliha i potrošnog materijala.

? Savjet:

Iako vam u početku možda neće trebati sve opcije, već samo jedna funkcionalnost, dobra je ideja odmah potražiti softver za upravljanje malim hotelom koji obuhvata sve ili većinu funkcionalnosti.

Kako vaš posao bude rastao, rašće i potrebe, a mogućnost da odmah implementirate sistem za digitalizaciju poslovanja hotela daće vam konkurentsku prednost.

Na primjer, sa OTA SYNC, možete pokrivaju kompletno upravljanje hotelom umjesto samo jedne funkcionalnosti.

Na ovaj način ćete imati jasan pregled svih operacija bez prebacivanja između kartica ili korišćenja odvojenih alata za isto.

Kako softver za upravljanje hotelom može unaprijediti vaš posao na 8 odličnih načina?

Umjesto da samo nabrajamo prednosti sistema za upravljanje hotelom, hajde da budemo praktični i pogledamo konkretne načine na koje softver može unaprijediti upravljanje vašim hotelom.

1. Automatizujte operativne zadatke 

Zamislite sljedeći scenario: gost se odjavljuje iz hotelske sobe. 

Bez HMS-a, odnosno bez automatizacije, osoblje na recepciji bi moralo da:

• Ručno ažurira status sobe, 
• provjerava potrošnju iz minibara, 
• izračunava račun i
• ažurira dostupnost sobe za čišćenje.

Ovdje je naglasak na ručno. Međutim, uz HMS sistem, evo kako bi izgledala automatizacija:

✅ Ažuriranje statusa sobeKada gost odjavi boravak, softver automatski mijenja status sobe iz zauzete u slobodnu u PMS sistemu.

✅ Potrošnja iz minibaraSistem prati potrošnju iz minibara i automatski dodaje te troškove na račun gosta na osnovu unaprijed definisanih cijena.

✅ NaplataSistem izračunava konačan račun za gosta, uključujući troškove sobe, potrošnju iz minibara, dodatne usluge korišćene tokom boravka, kao i eventualne popuste ili bodove lojalnosti.

✅ Ažuriranje dostupnostiČim soba postane slobodna, HMS ažurira dostupnost sobe u realnom vremenu na vašem sajtu, sistem za rezervacije, kao i na OTA platformama putem Channel Manager-a.

✅ Obavještenje za osoblje za održavanjeSistem obavještava osoblje za održavanje da očisti sobu, čime se osigurava efikasna priprema za sljedećeg gosta.

Ovdje je naglasak na automatski.

Na taj način, HMS štedi vrijeme, smanjuje ljudske greške, unapređuje efikasnost, i unapređuje ukupno iskustvo gostiju. 

Osim toga, omogućava vašem osoblju da se fokusira na pružanje izuzetne usluge, umjesto da bude opterećeno administrativnim zadacima.

2. Svedite mogućnost prebukiranja na minimum

Channel Manager, jedan od temelja softvera za upravljanje hotelom, osigurava da su svi vaši kanali oglašavanja, poput OTA platformi, GDS sistema i vašeg sajta, međusobno usklađeni.

Šta to znači u praksi?

Kada gost rezerviše sobu preko neke OTA platforme, kanal menadžer odmah ažurira dostupnost soba na svim povezanim kanalima. 

Na primjer, ako neko rezerviše sobu preko Booking.com-a, kanal menadžer odmah smanjuje broj dostupnih soba na ostalim kanalima i na sajtu vašeg hotela.

Pošto kanal menadžer prati dostupnost u realnom vremenu i automatski sinhronizuje promjene na svim kanalima, rizik od preklapanja rezervacija je sveden na minimum.

? Štaviše, možete čak i postaviti pragove za svaki tip sobe. 

Kada broj dostupnih soba dostigne unaprijed definisani prag, sistem može zaustaviti dalje rezervacije za taj tip sobe kako bi spriječio preklapanje rezervacija.

? U slučaju bilo kakvih nepodudarnosti ili problema sa ažuriranjem inventara, kanal menadžer može odmah upozoriti osoblje hotela kako bi se problem brzo riješio.

? Savjet:

Kanal menadžer OTA SYNC-a ima dvosmjernu vezu i prirodno se integriše sa PMS sistemu i Sistem za rezervacije, pa sinhronizuje sve cijene i rezervacije na svim prodajnim kanalima i na vašem sajtu.

3. Povećajte online vidljivost

Kanal menadžer nije koristan samo za sinhronizaciju svih informacija o rezervacijama, već je i odlično sredstvo za promociju vašeg hotela na internetu i širenje dosega.

Zahvaljujući svojim mogućnostima integracije, dobar kanal menadžer može povezati vaš objekat sa velikim brojem OTA platformi, GDS sistema, metapretraživača i slično.

? Oglašavanje vašeg hotela na platformama sa velikim prometom proširiće vaš doseg i vidljivost, omogućiti vam da osvojite nova tržišta i povećati broj rezervacija i stopu popunjenosti.

? Osim toga, distribucija preko više kanala vam omogućava da se povežete sa međunarodnim i nišnim OTA platformama, privučete goste iz različitih regija i ciljate specifične segmente putnika.

? Savjet:

Uz OTA SYNC, lako se možete povezati sa vodećim OTA platformama kako biste privukli rezervacije iz raznovrsnih izvora i poboljšali tokove prihoda.

Za još veću prilagodljivost, možete koristiti naš generator iCal linkova kako biste jednostavno dijelili podatke iz kalendara na različitim platformama i aplikacijama.

4. Povećajte direktne rezervacije

Još jedno moćno „oružje“ za povećanje broja rezervacija vašeg hotela jeste vaš sajt. 

Najveća prednost je što ne morate plaćati nikakve provizije, kao što je slučaj sa OTA platformama.

Uzgred, to ne znači da ne treba da koristite OTA platforme, već da kombinujete sve resurse koje imate kako biste postigli maksimalan efekat.

? Ali da se vratimo na direktne rezervacije—Booking Engine omogućava vam da kreirate i prilagodite stranicu za rezervacije tako da odgovara vašem brendu i podigne njegovu prepoznatljivost.

? Osim toga, direktne rezervacije su takođe korisne za vaše goste jer odmah mogu vidjeti dostupnost za odabrane datume. 

Tako samo treba da popune potrebne podatke za rezervaciju i zakažu boravak u vašem hotelu.

? Savjet:

OTA SYNC-ov Booking Engine nudi korisnicima jednostavan interfejs za provjeru dostupnosti soba, pregled cijena i sigurno završavanje rezervacija u realnom vremenu. 

Takođe možete prilagodite izgled sistema vašem logotipu i bojama, kao i formulare za rezervacije, e-mailove, fakture i podešavanja kako bi vaš brend bio prepoznatljiv.

5. Maksimizujte prihod

Kao i Channel Manager, i Booking Engine ima više od jedne funkcije. 

Osim što odlično pomaže u privlačenju direktnih rezervacija, možete ga koristiti i kao dodatni izvor prihoda.

Booking Engine vam omogućava da prodajete dodatne ili srodne usluge dodatne usluge i ponudite posebne promocije, popuste, promo kodove itd.

? Savjet:

Na primjer, OTA SYNC vam omogućava da prodajete dodatne usluge ili sadržaje i koristite promotivne i popust kodove da zahvalite gostima ili privučete nove goste promotivnim ponudama.

6. Pojednostavite finansijsko upravljanje

U srži svakog softveru za upravljanje hotelom nalazi se automatizacija. 

Osim automatizacije svakodnevnih operacija, HMS takođe automatizuje finansijsko upravljanje pružajući rješenja za:

• Generisanje raznih faktura direktno iz sistema
• Praćenje troškova
• Slanje podsjetnika za plaćanje.

Osim toga, mnogi sistemi za upravljanje hotelima se integrišu sa računovodstvenim softverom, omogućavajući nesmetan prenos finansijskih podataka poput prihoda, troškova i poreza.

? Velika prednost kada je u pitanju finansijsko upravljanje jeste to što se HMS može integrisati sa platnim gateway-ima.

Oni omogućavaju sigurna online plaćanja, upravljaju predautorizacijama i efikasno obrađuju povraćaje novca kako bi pojednostavili rukovanje plaćanjima.

? OTA Payments, na primjer, je upravo takav sistem, koji vam omogućava da odmah i sigurno obradite transakcije i automatski naplatite virtuelne kreditne kartice.

Kao rezultat, možete unaprijediti iskustvo odjave gostiju.

Osim toga, OTA SYNC posluje u više od 150 zemalja i podržava više valuta, uz automatska dnevna ažuriranja kursa razmjene.

7. Dobijte vrijedne uvide iz izvještaja koje možete odmah primijeniti

Sasvim prirodno, finansijsko upravljanje je nerazdvojivo od analitike i izvještaja. 

Stoga, integracije sa računovodstvenim sistemima olakšavaju finansijsko izvještavanje i osiguravaju usklađenost između operativnih i finansijskih evidencija.

Osim toga, HMS funkcije izvještavanja pružaju uvid u učinak prihoda, stope popunjenosti, prosječnu dnevnu cijenu (ADR) i ukupan prihod ostvaren po periodu.

Osim izvještaja o prihodima, HMS generiše detaljne finansijske izvještaje, uključujući izvještaje o dobiti i gubitku, bilanse stanja, izvještaje o novčanim tokovima i izvještaje o popunjenosti.

Svi ovi izvještaji treba da vam pomognu da identifikujete oblasti za poboljšanje i donosite informisane poslovne odluke.

?Savjet:

Da li ste znali da OTA SYNC nudi napredne prihoda, finansijske i interne hotelske izvještaje za sveobuhvatan pregled finansijskog zdravlja vašeg hotela i pokazatelja učinka?

Dodatno, možete primati bilo koji izvještaj putem e-maila u željenoj učestalosti, bez potrebe da se prijavljujete u sistem i ručno podešavate parametre.

8. Poboljšajte komunikaciju sa gostima

Softver za upravljanje hotelom može značajno poboljša komunikacije sa gostima jer vam omogućava da:

• Personalizujete interakcije, 
• Pojednostavite procese slanja poruka i 
• Obezbijedite efikasne načine za komunikaciju sa gostima prije, tokom i nakon njihovog boravka.

Još važnije, to pokazuje da prelazak na digitalno poslovanje ne mora značiti gubitak topline ili ličnog pristupa.

Iskreno, imam osjećaj da nas je prihvatanje digitalnih metoda podstaklo da smišljamo kreativne alate kako bi se gosti osjećali kao kod kuće.

Dakle, kako možete probiti led sa svojim gostima?

? Pro savjet:

OTA SYNC aplikacije za goste ispunjava sve gore navedene uslove i omogućava vam da se prilagodite potrebama vaših gostiju i personalizujete njihov boravak pružajući:

• Brz check-in, 
• Prilagođene preporuke i 
• Trenutna obavještenja koja stvaraju smislene interakcije i omogućavaju brzo rješavanje njihovih potreba.

Osim toga, uz automatizovane poruke dobrodošlice, zahvalnosti i razne druge automatizovane poruke, možete unaprijediti cjelokupno iskustvo gostiju, od rezervacije do povratnih informacija nakon boravka.

Kako vam OTA SYNC može pomoći da unaprijedite upravljanje hotelom?

Postoji posebna snaga u tome da imate veću i fleksibilniju kontrolu nad svojim hotelom, znajući da možete:

• Jednostavno kontrolisati sve funkcije u pregledu sistema i 
• Efikasnije koristiti svoje vrijeme.

OTA SYNC, sveobuhvatan softver za upravljanje malim i velikim hotelima, može upravo to i pomoći vam da:

? Pregledate sve vaše rezervacije i više objekata na jedne jedinstvene kontrolne table kako biste imali ažuriranja i status u realnom vremenu.

? Upravljajte ponavljajućim fakturama, podijeljenim naplatama i fakturisanjem za grupne rezervacije bez ikakvih poteškoća, kako biste olakšali finansijsko upravljanje.

? Iskoristite prednosti dinamičko određivanje cijena i optimizujte cijene u zavisnosti od sezonalnost, praznika, posebnih datuma, popunjenosti kapaciteta i sličnog, kako biste maksimizovali prihod.

? Budite mirni znajući da su vaši osjetljivi podaci bezbjedni zahvaljujući našem u potpunosti PCI DSS usklađenom sistemu, koji podržavaju tokenizacija, end-to-end enkripcija i drugi bezbjednosni standardi.

? I lista se tu ne završava.

Spremni da isprobate OTA SYNC?

Isprobajte OTA SYNC besplatno i otkrijte načine da promijenite kako upravljate i razvijate svoj mali hotelski biznis.

Nastavite da učite:

Najbolje ideje za digitalnu transformaciju vašeg hotela

10 načina da unaprijedite hotelski biznis u ovim izazovnim vremenima

10 neophodnih funkcija hotelskog softvera za upravljanje