Hotelski POS sistem – sve što treba da znate

Preduzeća u ugostiteljskoj industriji moraju se prilagođavati kako bi ostala konkurentna i ispunila zahtjeve gostiju. 

Moćan i efikasan hotelski POS sistem je ključan za postizanje ovog cilja. 

Ako razmišljate o ulaganju u njega ili jednostavno želite saznati više o funkcijama i prednostima njegovog korišćenja, razumijemo vas.

Nastavite čitati kako biste saznali više o hotelskom POS sistemu i o načinima na koje može automatizovati vaše poslovanje.

Šta je hotelski POS sistem?

Hotelski POS sistem (Point of Sale sistem) je softver koji pojednostavljuje i upravlja transakcijama u hotelima i drugim ugostiteljskim objektima, poput restorana, kafića, barova i prodavnica suvenira. 

Ono vam omogućava da upravlja zalihama, obrađuje narudžbine gostiju i prati prodaju i prihode. 

Osim toga, upravlja rezervacijama gostiju, zakazivanjem i drugim aspektima hotelskog poslovanja. 

Na primjer, ako je gost rezervisao neku od usluga ili sadržaja vašeg hotela, POS sistem će automatski dodati svaku kupovinu na konačni račun.

Na taj način, gost može platiti sve naplaćene usluge prilikom odjave.

Osim toga, POS sistem može pružiti dragocjen uvid u obrasce prodaje i preferencije gostiju, čime se povećava vaš prihod.

8 ključnih prednosti hotelskih POS sistema

✨ Poboljšana efikasnost – Gosti mogu brzo i lako naručivati, a vaše osoblje može efikasnije obrađivati narudžbine. 

Rezultat? Kraće vrijeme čekanja i bolje ukupno iskustvo za goste.

✨ Tačne narudžbine –  Hotelski POS sistemi pomažu u eliminisanju ljudske greške prilikom unosa narudžbina, što rezultira tačnijim narudžbinama i zadovoljnijim gostima.

✨ Upravljanje zalihama – Pomaže vam da pratite nivo zaliha, nadgledate stanje na skladištu i automatizujete proces naručivanja kako restoran ili prodavnica nikada ne bi ostali bez popularnih artikala.

✨Izvještavanje i analitika – Omogućava vam da generišete izvještaje o prodaji, zalihama i troškovima radne snage, što vam pomaže da donosite informisane odluke o kadrovima i cijenama.

✨ Brža plaćanja – Gosti mogu jednostavno platiti svoje narudžbe koristeći različite načine plaćanja, uključujući kreditne i debitne kartice, mobilna plaćanja i drugo.

✨ Veća sigurnost – POS sistemi pomažu u sprječavanju prevara i krađa praćenjem plaćanja i nadzorom novčanog toka.

✨ Sinhronizacija u realnom vremenu – Sinhronizuje podatke u realnom vremenu na više uređaja, tako da svo osoblje ima pristup istim informacijama. 

✨Prilike za dodatnu prodaju – Omogućava vam da istaknete dodatne proizvode ili usluge koje bi goste mogle zanimati, što dovodi do veće zarade i boljeg korisničkog iskustva.

Osnovna podjela POS sistema

Iako postoji više načina za podjelu i kategorizaciju POS sistema, svi se svrstavaju u dvije glavne kategorije: tradicionalne sisteme, poznate i kao zastarjeli ili lokalni (on-premise) POS sistemi, i sisteme zasnovane na cloud tehnologiji.

Tradicionalni POS sistemi čuvaju podatke na lokalnom serveru, zahtijevaju znatno ulaganje i nisu dovoljno fleksibilni za nadogradnju novim funkcijama. 

S druge strane, cloud sistemi koriste cloud tehnologiju za čuvanje i obradu podataka, pa im možete pristupiti sa bilo kojeg mjesta uz internet konekciju.

Osim toga, isplativiji su jer ne zahtijevaju ulaganje u skupu hardversku opremu. 

5 vrsta POS sistema prema funkcionalnostima

U zavisnosti od njihove funkcionalnosti, POS sistemi se mogu svrstati i u sljedeće kategorije:

• Osnovni POS sistemi – Namijenjeni malim biznisima, nude funkcije poput upravljanja zalihama, praćenja prodaje i osnovnog izvještavanja.

Na primjer, omogućavaju hotelskim menadžerima da upravljaju stolovima i prate koji su stolovi zauzeti i koliko dugo.

• Enterprise POS sistemi –  Nude napredne funkcije izvještavanja i analitike, podržavaju više vrsta plaćanja i valuta, kao i višejezičnu podršku.

Ako hotel ima više restorana, barova ili drugih ugostiteljskih objekata, može koristiti ovaj tip POS sistema da upravljajte svim tim sa jedne platforme, uključujući upravljanje menijem, obradu narudžbi i slično.

• Integrisani POS sistemi – Omogućavaju integraciju sa drugim poslovnim softverima, poput računovodstvenih ili CRM alata, pružajući sveobuhvatniji uvid u poslovanje.

Na primjer, ako gost naruči određenu vrstu vina, hotel može iskoristiti tu informaciju da mu u budućnosti preporuči slična vina.

• Mobilni POS sistemi – Omogućavaju obavljanje transakcija putem mobilnih uređaja, poput tableta i pametnih telefona.

Recimo da su vaši gosti pored bazena i žele piće. 

Sa mobilnim POS-om, ne moraju ići do restorana ili bara jer osoblje može primiti narudžbu i obrađujte plaćanja na licu mjesta.

• Kiosci za samoposluživanje – Omogućavaju gostima da sami naruče i plate svoje narudžbe bez pomoći kasira.

Osim toga, možete ih koristiti za prijavu i odjavu gostiju, omogućavajući im da zaobiđu recepciju i sami obave taj proces. 

Takođe ih možete postaviti na prometnim mjestima poput hotelskih lobija i prikazivati korisne sadržaje kao što su mape, sadržaji hotela ili raspored događaja. 

9 Ključnih Funkcija Koje Mora Imati Hotelski POS Sistem

Pošto POS sistemi dolaze u različitim oblicima i veličinama, važno je provjeriti koje funkcije i mogućnosti su vam zaista potrebne za vaš hotel.

Osim osnovnih funkcija, poput naplate i fakturisanja, postoje i dodatne funkcije na koje treba obratiti pažnju.

1. Jednostavna implementacija i korišćenje 

Suština korišćenja POS sistema jeste automatizacija određenih zadataka i procesa. Zato bi vaš POS trebalo da bude lak za implementaciju kako obuka osoblja ne bi oduzimala previše vremena. 

Osim toga, trebalo bi da bude intuitivan i jednostavan za korišćenje, kako bi ga vaše osoblje i gosti lako koristili.

2. Upravljanje zalihama

Dobar POS sistem trebalo bi da vam omogući da pratite nivo zaliha za stavke menija i druge proizvode, čime se olakšava naručivanje i dopunjavanje zaliha kada je to potrebno.

Na taj način ćete izbjeći da vam ponestane nekog proizvoda.

3. Obrada plaćanja

POS bi trebalo da podržava razne načine plaćanja, uključujući kreditne i debitne kartice, mobilna plaćanja i poklon kartice.

Napredniji POS sistemi takođe omogućavaju upravljanje i podjelu računa. 

Ova funkcija je izuzetno korisna kada imate grupu gostiju koji zajedno jedu i žele da podijele račun, ili kada dvije osobe dijele sobu, ali jedna od njih odjavljuje ranije i želi da plati samo svoj dio računa.

? Savjet:

OTA Payments je potpuno integrisan platni gateway koji koristi automatizaciju za trenutnu obradu transakcija jednim klikom. 

Povezuje se sa svim vodećim platnim prolazima, omogućavajući vam da prihvatate onlajn plaćanja gostiju u više valuta i putem raznih kanala, uključujući onlajn, u objektu ili mobilno.

4. Sigurnosne mjere

S obzirom na to da POS sistem rukuje veoma osjetljivim podacima gostiju, svakako treba obratiti pažnju na njegovu bezbjednosnih mjera kako biste izbjegli rizik od prevare, krađe i slično. 

Zato provjerite mogućnosti autentifikacije, enkripciju i redovna ažuriranja softvera.

? Savjet:

OTA SYNC je usklađen sa PCI DSS i PSD2 standardima i štiti vaš biznis od prevara pri plaćanju karticom uz 3D Secure autentifikaciju za sve onlajn transakcije.

Osim toga, 256-bitna SSL enkripcija bezbjedno prenosi sve podatke, a dodatne opcije tokenizacije znače da OTA SYNC ne čuva vaše izvorne podatke.

5. Programi lojalnosti

Trebalo bi da imate mogućnost povezivanja POS sistema sa programima lojalnosti kako biste podstakli lojalnost gostiju nudeći nagrade i popuste stalnim gostima.

Na primjer, možete ponuditi kasniji check-in i check-out, dodatnu noćenje besplatno, besplatan upgrade sobe, besplatno posluživanje u sobu i slično. 

Na taj način možete stvoriti pristup usmjeren na gosta i podstaći ih da troše više, dok istovremeno gradite njihovu lojalnost.

6. Upravljanje odnosima sa gostima (CRM)

CRM funkcija vam omogućava da čuvate podatke o gostima i komunicirate sa njima putem email-a ili drugih sistema za slanje poruka.

Pored toga, pristup ovim podacima može unaprijediti i personalizovati iskustvo gostiju i učiniti vaše marketinške kampanje ciljanijim, a samim tim i efikasnijim.

? Savjet:

Zahvaljujući funkciji automatskih poruka, OTA SYNC vam omogućava slanje automatskih email-ova nakon rezervacije, prije dolaska, nakon odlaska i za rođendan gosta.

Osim toga, možete koristiti promotivne kodove i kodove za popust da zahvalite gostima ili privučete nove goste putem promotivnih ponuda.

7. POS spreman za mobilne uređaje

Mobilni POS sistemi eliminišu potrebu za fiksnim terminalom, omogućavajući vašem osoblju da usluži goste iz bilo kojeg dijela hotela.

Osim toga, možete smanjiti potrebu za skupim hardverom.

? Savjet:

OTA SYNC dolazi sa praktičnom mobilna aplikacija koja podržava iOS i Android, omogućavajući vašem osoblju i gostima da obavljaju zadatke, zahtjeve i transakcije u pokretu.

8. Izvještavanje i analitika

POS sistemi bi trebalo da mogu generisati detaljne izvještaje o prodaji, zalihama i drugim ključne pokazatelje kako biste donosili informisane odluke o poslovanju i strategiji.

9. Integracije

Ključno je da hotelski POS sistem ima mogućnosti integracije, jer to mu omogućava da radi zajedno sa drugim sistemima kako bi unaprijedio funkcionalnost i pojednostavio razne hotelske operacije.

Tako možete povezati svoj POS sa raznim računovodstvenim, CRM i drugim platformama. 

Ipak, jedna od najvažnijih integracije je ona sa sistemima za upravljanje hotelskim smještajem (PMS) jer omogućava nesmetanu integraciju podataka o gostima i transakcija.

? Savjet:

Osim što pruža integracije sa raznim OTA platformama, CRM sistemima, softverom za automatizaciju itd., OTA SYNC takođe ima integracije sa:

• Više platnih sistema, poput Stripe, PayPal, FlutterWave itd.
• POS sistemima, kao što su Octopos, eBar, Allegra, Aria itd.

Po čemu se PMS i POS razlikuju?

PMS i POS su dvije različite vrste softvera u ugostiteljskoj industriji. 

Iako su oba sistema ključna za upravljanje poslovanjem hotela, imaju različite svrhe i funkcije.

PMS upravlja rezervacijama, bukingom, operacijama na recepciji, održavanjem soba i računovodstvom. 

Tako on služi kao osnovni sistem za upravljanje za hotele koji vam služi za upravljanje podacima o gostima, cijenama soba, rasporedima održavanja i još mnogo toga.

Osim toga, pomaže vam da unaprijedite korisničku uslugu, povećate operativnu efikasnost i upravljate računovodstvenim procesima poput naplate i odluka o upravljanju prihodima.

POS sistem, s druge strane, upravlja transakcijama koje se odvijaju u raznim hotelskim odjeljenjima. 

Obično ćete koristiti POS sistem u restoranima, barovima, suvenirnicama i drugim mjestima gdje gosti obavljaju kupovinu. 

Omogućava vašem osoblju da obrađuje narudžbe, upravlja zalihama i prati plaćanja. 

Osim toga, pomaže vam da unaprijedite poslovanje hotela, poboljšate tačnost narudžbi i pružite bolje korisničko iskustvo.

Iako PMS i POS sistemi imaju različite funkcije, možete ih integrisati kako bi razmjenjivali podatke i pružili potpuniji uvid u poslovanje hotela.

Bonus: 4 najbolja POS sistema za hotele

Kao poseban dodatak, predstavljamo vam 4 najbolja POS sistema za hotele, sa različitim funkcionalnostima i načinima implementacije:

1. OTA SYNC – Sve-u-jednom rješenje PMS baziran na cloudu koje objedinjuje svakodnevno poslovanje hotela, naplatu i fakturisanje.

Iako nije POS sistem, uključuje integracije sa raznim POS sistemima, ERP rješenjima i alatima za izvještavanje kako bi obezbijedio sveobuhvatan pregled učinka hotela.

2. Invu POS – Cloud sistem namijenjen ugostiteljskim i food service biznisima, poput restorana, kafića i barova. 

Nudi funkcije poput upravljanja stolovima, praćenja zaliha, izvještavanja u realnom vremenu, upravljanja korisnicima i zaposlenima.

3. Lightspeed – Cloud POS i e-commerce platforma za maloprodaju i ugostiteljstvo. 

Pruža kompletno rješenje za upravljanje poslovanjem, uključujući upravljanje zalihama, CRM, računovodstvo i analitiku.

4. Square POS – Sistem za obradu plaćanja i mobilni čitač kartica namijenjen malim biznisima. 

Nudi niz funkcija koje pomažu u upravljanju prodajom, inventarom i podacima o klijentima.

Za kraj

POS sistem za hotele je neophodan alat za biznise u ugostiteljskoj industriji, koji vam omogućava da:

• Pojednostavljuju poslovanje, 
• Upravljate zalihama, i 
• Unaprijedite korisničko iskustvo. 

Kada birate POS sistem za hotel, obavezno uzmite u obzir specifične potrebe svog biznisa, ponašanje korisnika, sigurnost i neophodne opcije integracije.

A ako i dalje tražite pouzdano rješenje, predlažemo vam OTA SYNC. ?

Kako se POS sistem za hotele povezuje sa OTA SYNC PMS-om?

OTA SYNC predstavlja sveobuhvatno PMS rješenje koje pojednostavljuje svakodnevno poslovanje i ponavljajuće, rutinske zadatke.

Pored standardnih PMS funkcija, kao što su Channel Manager i Sistem za rezervacije, za automatizaciju svakodnevnog poslovanja i proširenje dosega, OTA SYNC vam omogućava da se povežete sa različitim POS sistemima i:

? Kreirate fakture za 2 klika, dok sistem automatski povlači sve podatke, tako da samo trebate odabrati status i po potrebi dodati dodatne usluge.

? Obavljajte napredne operacije sa fakturama i dijelite i spajajte po stavci, sobi, gostu, iznosu itd.

? Obavljate Fiskalizaciju i imate automatizovanu komunikaciju sa poreskom upravom i digitalnim fiskalnim uređajima.

? Dobijete pregled kase na početku i kraju dana i vidite prihode, uplate, isplate itd.

? Pratite sve svoje troškove u objektu kako biste znali svoj stvarni neto prihod.

? Pristupite Premium funkcijama, kao što je rješenje za upravljanje SPA i Wellness centrom, koje vam omogućava da zakazujete termine, upravljate klijentima i raspoređujete resurse.

? Jednostavno podesite različite poreze specifične za različita tržišta.

I mnogo više od toga.

Da li ste zainteresovani da isprobate OTA SYNC?

Prijavite se na OTA SYNC besplatno već danas i iskoristite sve prednosti pouzdane integracije POS i PMS sistema.

Nastavite da učite:

7 najboljih besplatnih sistema za upravljanje hotelom

Šta je sistem za upravljanje prihodima hotela i kako funkcioniše?

Šta je sistem za upravljanje objektom u hotelu – potpuni vodič