9 funkcija sistema za upravljanje smještajnim objektom za odabir pravog rješenja

Kada govorimo o funkcijama sistem za upravljanje hotelom (PMS-a), treba uzeti u obzir nekoliko stvari. 

Dobar PMS je jednako važan kao i vrhunsko osoblje kada je u pitanju upravljanje vašim poslovanjem. 

Ključan je za upravljanje rezervacijama, prijavama gostiju, zadacima domaćinstva, kao i za optimizaciju aktivnosti koje generišu prihod i cijene soba. 

San svakog hotelijera je da unaprijedi svaki dio svog radnog procesa, čineći tim efikasnijim i povećavajući prihod. 

Ako znate koje su vam funkcije potrebne, možete iskoristiti tehnologiju sebi u korist.

U ovom članku navešćemo neke ključne funkcije koje će vam pomoći da shvatite šta bi vaš softver trebalo da uključuje kako biste odabrali pravi PMS za svoj biznis.

Počnimo!

Kako PMS sistem može pomoći vašem biznisu?

Sistem za upravljanje smještajnim objektom (PMS) je softver koji vam pomaže da organizujete, planirate i upravljate svakodnevnim zadacima vašeg smještajnog biznisa. 

U zavisnosti od softvera, može upravljati rezervacijama, poslovima prijemnog i pozadinskog ureda, upravljanjem kanalima i prihodom, komunikacijom sa gostima, održavanjem, domaćinstvom i mnogim drugim aspektima.

Iako se PMS softver tradicionalno koristio u hotelima, danas ga koriste razne vrste objekata, uključujući:

• Hoteli
• Hosteli
• Apartmane
• Vile
• Kuće za odmor i smještaj za iznajmljivanje
• Stalne i stambene objekte
• Smještaj za studente, itd.

Vaše potrebe za softverom razlikovaće se u zavisnosti od tipa objekta kojim upravljate. 

Mnogi PMS sistemi omogućavaju vam da izaberete module i funkcije koje najbolje odgovaraju veličini i tipu vašeg objekta.

Pitanje je: Koji su moduli i funkcije najbolji za vas?

Pogledajmo pobliže ključne karakteristike i funkcije sistema za upravljanje smještajnim objektom.

9 funkcija dobrog sistema za upravljanje smještajnim objektom

1. Upravljanje rezervacijama

Upravljanje rezervacijama je ključni dio sistema za upravljanje smještajem (PMS), jer izbjegavanje preklapanja rezervacija je od suštinskog značaja za nesmetano funkcionisanje vašeg poslovanja. 

Dobar sistem za upravljanje smještajem (PMS) omogućava vam da rezervacije gostiju obrađujete online. 

Trebalo bi jednostavno da upravljate online rezervacijama, pratite detalje rezervacija i posebne zahtjeve, te provjeravate raspoloživost soba.

Prilikom izbora PMS-a, odaberite onaj koji: 

• Omogućava vam da automatizujete zadatke i upravljate rezervacijama sa bilo kojeg uređaja, jer su savremeni hotelski menadžeri često na putu. 
• Pruža vam odličan dizajn, tako da lako pregledate i pretražujete rezervacije prema različitim kriterijumima kako ne biste propustili nijedan detalj. 
• Za grupne rezervacije, uvjerite se da sistem može da obradi veće grupe, uključujući blokove soba, slanje linkova za rezervaciju i efikasno upravljanje informacijama o naplati.

Savjet stručnjaka:

Uz OTA Sync upravljanje objektom, jednostavno možete upravljati svim svakodnevnim operacijama sa jednog mjesta.

Naša kontrolna tabla za više objekata omogućava vam da lako upravljate više objekata sa jedne centralizovane kontrolne table.

Bilo da vodite hotele, hostele, vile, apartmane za iznajmljivanje ili druge objekte, kontrolna tabla prikazuje sve vaše objekte i dodatne informacije o rezervacijama.

2. Sistem za online rezervacije

Odabir PMS softvera sa sistemom za rezervacije koji ne naplaćuje provizije može biti presudan za rast vašeg hotela. 

On pojednostavljuje proces rezervacije, pomažući vam da privučete više direktnih rezervacija i smanjite zavisnost od OTA platformi. 

Ovo hotelima daje veću kontrolu nad njihovim smještajnim kapacitetima i cijenama.

Osim toga, olakšava proces rezervacije, smanjuje zavisnost od online turističkih agencija (OTA) i povećava prihod izbjegavajući posredničke naknade.

Sa PMS-om koji uključuje sistem za rezervacije, brige oko integracije su svedene na minimum. 

Uvjerite se da se sistem za rezervacije nesmetano integriše sa vašim veb-sajtom i društvenim mrežama, dajući prioritet brzom učitavanju i jednostavnosti korišćenja, posebno na mobilnim uređajima.

Savjet stručnjaka:

Uz OTA Sync sistem za rezervacije, možete omogućiti gostima da vide raspoloživost i cijene u realnom vremenu, zajedno sa posebnim ponudama, kako biste povećali broj direktnih rezervacija na vašem veb-sajtu.

Samo ga povežite sa vašim veb-sajtom, podesite ponudu i informacije koje želite da prikažete, i spremni ste za rad.

3. Upravljanje kanalima prodaje

Odlična funkcija PMS-a koja vam može pomoći da unaprijedite poslovanje omogućava vam da dijelite svoje kapacitete preko online distribucionih kanala i sinhronizujete informacije sa vašim PMS-om u realnom vremenu. 

Menadžer kanala prodaje vam pomaže da povećate svoju online vidljivost i ostvarite više rezervacija i profit. 

Bilo da trebate ažurirati dostupnost ili promijeniti cijene, sve to možete uraditi direktno u vašem PMS-u, a promjene će se automatski ažurirati na svim kanalima za rezervacije. 

Ono što je posebno korisno jeste da nove online rezervacije stižu direktno u vaš PMS, tako da uvijek imate potpunu kontrolu nad popunjenošću i možete brzo reagovati kada je potrebno. 

Trebalo bi da tražite channel manager sa jakim dvosmjernim vezama sa vodećim online turističkim agencijama (OTA), kao što su Airbnb-a, Booking, Expedia, GDS provajderi i drugi.

Savjet stručnjaka:

Zahvaljujući OTA Sync upravljača kanalima možete lako upravljati svim svojim oglasima sa jednog mjesta.

Jednostavno povežite i sinhronizujte svoje OTA kanale i spremni ste za rad.

4. Obrada plaćanja

Ako PMS koji razmatrate nema procesor plaćanja ili platni gateway koji prihvata razne kreditne kartice ili se integriše sa POS sistemom, moraćete plaćanja obrađivati ručno. 

To uključuje zadatke poput izvještavanja, usklađivanja i upravljanja chargeback-ovima, a sve to povećava rizik od grešaka kada se radi ručno, kao i broj obaveza kojima morate upravljati.

Integrisani procesor plaćanja u okviru vašeg PMS-a pomaže vam da pojednostavite plaćanja gostiju i računovodstvo, a istovremeno obezbjeđuje tačnije izvještaje. 

Pomoći će vam da eliminišete nepotrebne zadatke kako biste se mogli fokusirati na ono u čemu ste najbolji, vođenje vašeg posla i unapređenje usluge gostima.

Savjet stručnjaka:

Uz OTA Payments, potpuno integrisani platni gateway, plaćanja možete odmah obraditi automatski, jednim klikom.

Kada vaši budući gosti naprave rezervaciju, mogu lako i pouzdano platiti troškove smještaja i druge naknade, poput taksi i dodatnih usluga.

5. Upravljanje domaćinstvom i održavanjem

Kada sistem za upravljanje hotelom uključuje funkciju domaćinstva, zadaci poput dodjeljivanja čišćenja soba pravom osoblju i ažuriranja statusa soba postaju mnogo jednostavniji. 

Izvještaj o domaćinstvu je dio ove funkcionalnosti. 

On osigurava da hotelske sobe imaju dovoljnu zalihu toaletnih potrepština, sapuna, šampona i čistih peškira. 

Ova funkcija omogućava osoblju domaćinstva da efikasno upravlja statusom soba i osigura da gosti imaju sve potrebne kupatilske potrepštine.

Uz OTA Sync PMS, možete dodijeliti zaposlenima čišćenje određenih soba. 

Jednostavno kreirajte izvještaj o održavanju sa spiskom onoga što treba promijeniti ili očistiti, a zatim ga možete odštampati i predati svom osoblju domaćinstva. 

Kada završe sa zadacima, možete ažurirati statuse soba, čime se pojednostavljuje prijava gostiju.

6. Upravljanje gostima

Prilagođena usluga igra ključnu ulogu u izgradnji lojalnosti gostiju u ugostiteljskoj industriji. 

Profili gostiju i alati za angažman mogu vam pomoći da prilagodite svoje usluge kako bi se zadovoljile preferencije i potrebe svakog gosta, osiguravajući da se svaki gost osjeća cijenjeno i poštovano. Ovakav personalizovan pristup unapređuje ukupan doživljaj gostiju, povećavajući vjerovatnoću ponovnih rezervacija i pozitivnih utisaka.

Odaberite rješenje koje nudi funkciju razmjene poruka i mogućnosti dodatne prodaje kako biste pojednostavili ovaj proces, pružili izuzetnu korisničku uslugu i povećali prihod kroz nadogradnje i dodatne usluge.

Pružanjem personalizovane usluge možete izgraditi osjećaj lojalnosti i pripadnosti kod gostiju, što dovodi do veće lojalnosti kupaca i pozitivnih preporuka.

Savjet stručnjaka: Uz OTA Sync, možete pružati personalizovane usluge svojim gostima, optimizovati cijene menija i privući ih dodatnom ponudom, dok istovremeno povećavate prihod svog hotela.

Kako bi sve bilo jednostavnije, gostima možete poslati i potvrdu rezervacije ili račun direktno iz aplikacije.

7. Upravljanje prihodima

Upravljanje prihodima jedna je od najvažnijih funkcija, jer nijedan hotel niti bilo koji biznis ne može opstati bez zarade. 

Dobar PMS treba da pojednostavi upravljanje prihodima tako što vam pomaže da ostvarite direktne rezervacije i povećate profit smanjenjem troškova. 

Potražite funkcije izvještavanja koje vam omogućavaju da vidite i analizirate da li je vaša strategija efikasna.

Uz mogućnost da vidite i analizirate rezultate, lako možete prilagoditi svoju strategiju prihoda po potrebi. 

Ovo uključuje upravljanje grupnim cijenama, paket ponudama i prilagođenim cijenama.

8. Izvještavanje i analitika

Izvještaji su osnovni elementi svakog sistema za upravljanje objektima. 

Oni pružaju dragocjene podatke za unapređenje performansi vašeg objekta i pomažu vam da donosite pametne odluke.

Vaš PMS čuva detalje rezervacija, cijene, i podatke o popunjenosti, što olakšava generisanje izvještaja.

Ovi izvještaji obuhvataju različite aspekte poslovanja hotela, od prihoda i popunjenosti do zadovoljstva gostiju i operativne efikasnosti, pružajući vam potpun uvid u vaš učinak.

Izaberite alat koji olakšava upravljanje podacima i izvještavanje jednostavne i omogućava vam da prilagodite izvještaje i pristupite podacima u realnom vremenu. 

Sa cloud PMS sistemom, lako možete pristupiti ovim podacima, reagovati na promjene u potražnji, prilagoditi strategije i optimizovati poslovanje kako biste povećali prihod i efikasnost.

Provjerite da li vam sistem omogućava postavljanje ciljanih metrika, kako biste mogli pratiti napredak ka svojim poslovnim ciljevima.

Savjet stručnjaka:

Zamislite da oglašavate svoje objekte preko OTA kanala poput Airbnb-a, Booking-a i drugih.

Uz OTA Sync statistiku, lako možete pratiti svoj učinak u realnom vremenu, kreirati izvještaje i saznati koji kanal vam donosi najviše rezervacija i prihoda.

Takođe možete analizirati učinak iz mjeseca u mjesec i otkriti iz kojih zemalja dolazi najviše vaših gostiju.

Na osnovu ovih saznanja možete prilagoditi svoje strategije i pokrenuti oglase u tim zemljama kako biste maksimalno povećali broj rezervacija.

9. Mogućnosti integracije

Efikasna komunikacija sa drugim hotelskim sistemima i aplikacijama trećih strana je ključna za poboljšanje efikasnosti radnih procesa. 

Savremeni PMS vam omogućava povezivanje sa različitim sistemima, poput POS-a (Point of Sale), CRM-a (Customer Relationship Management) i platformi za upravljanje kanalima prodaje.

Pobrinite se da vaš PMS ima brojne funkcionalnosti i interfejs jednostavan za korišćenje, jer to značajno poboljšava operativnu efikasnost i zadovoljstvo gostiju u savremenim hotelima.

Savjet stručnjaka:

Možete integrisati OTA Sync sa raznim platformama jednostavno i upravljati podacima ili funkcijama koje su vašim gostima dostupne direktno iz aplikacije.

Jednostavno izaberite da prilagodite naše ugrađene vidžete ili koristite naš API za razvoj sopstvenog rješenja.

Izaberite najbolji sistem za upravljanje objektom

Odabir najbolji sistem za upravljanje objektom za vaše potrebe može biti ključan korak u vođenju vašeg hotelskog poslovanja.

Nisu svi softveri za upravljanje objektima smještaja isti. 

Ako i dalje niste sigurni koji PMS da izaberete, pogledajte ovaj članak o 7 najboljih hotelskih POS sistema koji će vam pomoći da odaberete savršeno rješenje za svoje poslovanje. 

Savremeni sistemi objedinjuju mnoge funkcije u jednom softveru kako bi upravljanje gostima i hotelom bilo lakše i jednostavnije.

Upravo zato je i osnovan OTA Sync, kako bi hotelijerima i menadžerima iznajmljivanja pružio sve što im je potrebno za njihov smještajni objekat na jednom mjestu.

Osim što vam pruža sve ove funkcije, OTA Sync vam pomaže da:

• Obavljate napredne operacije sa fakturama i dijelite ih ili spajate po stavci, sobi, gostu, iznosu i slično.
• Jednostavno podesite različite poreze, prilagođene raznim tržištima, kako biste izbjegli pravne komplikacije.
• Obavljate fiskalizaciju i automatizujete komunikaciju sa digitalnim fiskalnim uređajima i poreskom upravom.
• Provjerite kasu na početku i na kraju svakog dana kako biste vidjeli prihode, depozite, isplate i slično.

Spremni ste da isprobate naš besplatni probni nalog prije nego što donesete odluku?

Prijavite se za 14-dnevni besplatni probni period i otkrijte kako vam OTA Sync već danas može pomoći da automatizujete poslovanje vašeg hotela ili objekta za iznajmljivanje!